Uno de los puntos débiles de muchas de las reuniones en las que participamos a diario es que suelen estar llenas de buenas intenciones, palabras y promesas que no generan acciones tangibles para poder dar cumplimiento a los acuerdos y tareas que surgen en el desarrollo de las mismas.
En algunas ocasiones, esto se suele presentar porque no hay tiempo para hacer seguimiento y porque los responsables suelen perder esas tareas de vista en su día a día.
Con el objetivo de ayudar a que esto no pase, y que los responsables mantengan una permanente visual de los compromisos adquiridos, hoy vamos a trabajar en la construcción de una muy sencilla acta de reuniones en excel, con la que al finalizar la reunión vamos a generar con una macro en vba los recordatorios de tareas a cada uno de los responsables.
Con el objetivo de ayudar a que esto no pase, y que los responsables mantengan una permanente visual de los compromisos adquiridos, hoy vamos a trabajar en la construcción de una muy sencilla acta de reuniones en excel, con la que al finalizar la reunión vamos a generar con una macro en vba los recordatorios de tareas a cada uno de los responsables.
En este ejemplo vamos a trabajar con un mail de gmail que es donde van a quedar los recordatorios para que el responsable se asegure de no llegar a la próxima reunión sin las tareas hechas.
Este desarrollo es un muy buen complemento para la macro que diseñamos y desarrollamos en este otro post.
Vamos a iniciar entonces creando en excel una plantilla como la siguiente:
En esta plantilla, del rango A1 a F11 pueden colocar lo que quieran. Ya saben, lo usual de cualquier formato de acta de reuniones. La fecha, el objetivo de la reunión, los participantes, el logo de la empresa etc.
Lo que más nos interesa es lo que va a ir en el rango que va de A12 a F21. Ya que en ese rango vamos a registrar las tareas que se van a asignar en la reunión y es de ahí de donde nuestra macro va a extraer la información necesaria para generarlas y asignarlas a los responsables.
En este rango, yo he asignado una columna para asignar un id a la tarea, una descripción corta de de la tarea, un detalle completo de la misma, el nombre del responsable, el email y la fecha de vencimiento de la tarea. Siéntanse libres de modificar este rango como lo consideren, de acuerdo con sus propias necesidades, teniendo en cuenta que los campos: email, fecha de vencimiento, descripción y detalle los debemos mantener dada su importancia. Lo importante es que ajustemos nuestra macro, mapeando correctamente los campos que vamos a usar para generar la tarea.
Antes de dar paso al código en vba, vamos a activar una librería en el menú: Herramientas > Referencias como se ve en la siguiente imagen:
El código que vamos a usar es el siguiente:
Código:
En la fila 3 y 4 del código se da la definición de los objetos de outlook que necesitamos para poder crear nuestra tarea.
La fila 6, determina cuantas tareas hay en el acta. En mi caso, estoy calculándolo a partir del id de tarea. Para esto usamos la función max( ) que es para calcular el valor máximo en un conjunto de datos.
La fila 8 crea el objeto de outlook que definimos en la fila 3.
Y en la fila 10 iniciamos un proceso de iteración que se va a repetir de acuerdo al número de tareas que tengamos en el acta. Este proceso iterativo consiste en: Crear el objeto tarea que vamos a usar (fila 12).
Ya con el objeto creado, vamos a asignar los valores que necesitamos a las propiedades del mismo. La fila 15 asigna la descripción que tenemos en la columna B. La fila 16 sirve para asignar a la tarea el detalle completo (Columna C). La fila 17 asigna el estatus de la misma, la 18 la importancia y la 19 configura la fecha de vencimiento de la tarea y la 20 activa la fecha para el recordatorio. Para hacer seguimiento, estas dos últimas propiedades son claves.
Las filas 21 y 22 asignan la tarea al email que tenemos en la columna E, con la fila 23 guardamos y la 24 envía la tarea.
La fila 27 elimina la referencia al objeto tarea y la 31 elimina la referencia al objeto outlook.
Cuando la macro envía la tarea, nos debe llegar a la bandeja del gmail o outlook, según sea el caso:
Quién la recibe la abre:
Y la añade a las tareas:
Y queda guardada para poder hacerle seguimiento:
Con esto, queda la tarea creada en el calendario de los responsables.
La fila 6, determina cuantas tareas hay en el acta. En mi caso, estoy calculándolo a partir del id de tarea. Para esto usamos la función max( ) que es para calcular el valor máximo en un conjunto de datos.
La fila 8 crea el objeto de outlook que definimos en la fila 3.
Y en la fila 10 iniciamos un proceso de iteración que se va a repetir de acuerdo al número de tareas que tengamos en el acta. Este proceso iterativo consiste en: Crear el objeto tarea que vamos a usar (fila 12).
Ya con el objeto creado, vamos a asignar los valores que necesitamos a las propiedades del mismo. La fila 15 asigna la descripción que tenemos en la columna B. La fila 16 sirve para asignar a la tarea el detalle completo (Columna C). La fila 17 asigna el estatus de la misma, la 18 la importancia y la 19 configura la fecha de vencimiento de la tarea y la 20 activa la fecha para el recordatorio. Para hacer seguimiento, estas dos últimas propiedades son claves.
Las filas 21 y 22 asignan la tarea al email que tenemos en la columna E, con la fila 23 guardamos y la 24 envía la tarea.
La fila 27 elimina la referencia al objeto tarea y la 31 elimina la referencia al objeto outlook.
Cuando la macro envía la tarea, nos debe llegar a la bandeja del gmail o outlook, según sea el caso:
Quién la recibe la abre:
Y la añade a las tareas:
Y queda guardada para poder hacerle seguimiento:
Con esto, queda la tarea creada en el calendario de los responsables.
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