Como construir una macro para conectar Excel y SAP y automatizar tareas - Ejemplo 1

Lo prometido es deuda y el día de hoy es el momento de cumplir con lo dicho. Hace tiempo había prometido un post con los pasos básicos para poder aprovechar nuestro ERP SAP, el poder del vba y la flexibilidad y funcionalidad del excel. Como? Por medio de la construcción de una macro que nos permita conectar SAP con excel, aprovechando un API que trae el primero de los dos. Esta macro, nos puede servir para administrar datos maestros, para ingresar información transaccional a nuestro sistema o para generar un reporte que no tengamos a la mano. Lo más importante de todo esto, es que trabajemos inicialmente en nuestro sistema de pruebas (calidad), construyamos, probemos y ajustemos hasta obtener los resultados deseados. 

Todo esto es necesario, porque al igual que como lo mencioné en el post sobre LSMW, lo que haga nuestra macro en el sistema, en especial si es utilizando las transacciones terminadas en 01 o 02 que por lo general son para crear y modificar.

Si creamos una macro para crear proveedores y esta queda mal, el dato maestro en el sistema va a quedar también mal y al final va a generar re-procesos, costos innecesarios y fricciones internas en la empresa y con terceros.

A nadie le gusta escuchar que el pago que esta esperando no se pudo realizar por un error en la configuración de los datos con los que fue creado en el sistema.

Vamos a seguir entonces, una serie de pasos, que después vamos a revisar estén grabados en el script de SAP y de ahí vamos a extraer la información, pegarla en un módulo de macros y realizar unos pequeños ajustes.

Paso 1: Estando en SAP, vamos a activar el grabador de scripts de SAP. Esto lo hacemos dando clic en el último botón de nuestra barra de herramientas (el que esta resaltado por la flecha azul):

Paso 2: Seleccionamos la opción Grabar y reproducir script:

Paso 3: Al hacerlo, va a aparecer un cuadro de dialogo como el que vemos en la figura siguiente y todo lo que tenemos que hacer para iniciar la grabación es dar clic en el botón de grabar (el del circulo rojo):

Paso 4: Ingresamos la transacción que vamos a utilizar, en este ejemplo, vamos a trabajar con una transacción de centros de costos, más exactamente con la de consulta KS03:

Paso 5: Ingresamos un centro de costos válido y le damos enter:

Paso 6: Damos un clic en el campo Área de jerarquía:

Paso 7: Vamos a detener la grabación con el botón stop (cuadrado amarillo) del mismo cuadro de diálogo con el que iniciamos la grabación. 

Paso 8: Vamos a editar el script creado. Este queda guardado en la ruta que podemos ver en el mismo cuadro de dialogo del paso anterior. Para editar el script debemos dar clic derecho sobre el archivo y seleccionar editar y vamos a ver lo siguiente:

Paso 10: Vamos a copiar todo el código y nos lo vamos a llevar para el editor de vba:

En el código que de la imagen anterior ya incluimos la declaración de variables necesarias para que el código funcione ( las dos primeras líneas).

Si revisamos el código con detenimiento, después de la declaración de las dos variables, los condicionales if que siguen se encargan de realizar las respectivas conexiones y verificación de sesión en SAP.

Después de estos viene lo mas interesante. Si recuerdan, la transacción que usamos fue la KS03, la cual aparece claramente en nuestro script:

Luego de ingresar la transacción dimos enter, y esto también quedó capturado en la grabación del script:

Y estando dentro de la KS03 ingresamos nuestro centro de costos y dimos enter:

Por último dimos clic en el campo de jerarquía:

En esta última línea e código cambiamos SetFocus por Text. SetFocus es para ubicarnos en ese objeto, mientras que Text nos devuelve el texto contenido en el objeto, en este caso: 3101.

Adicional a la última linea grabada, incluimos una para capturar el texto del campo descripción:

Si nos fijamos bien, estas dos últimas líneas tienen la información técnica del campo, la cual también podemos ver con F1 cuando estamos parados en el mismo. Es decir, si estando en SAP damos clic en el área de jerarquía y después damos F1, vamos a ver esto:

Y dando clic en el 4to boton:

Para finalizar, estando en SAP, en la pantalla inicial, vamos a correr nuestra macro paso a paso con F8: cuando lleguemos a las dos últimas filas, podemos verificar que se esta almacenando en las dos variables:

Como pueden ver, Excel se ha conectado con SAP y ha logrado extraer y almacenar el contenido de los dos campos. Que sigue después de esto? Pues podemos crear una macro para crear un objeto de datos maestros en nuestro sistema, o modificar uno o varios objetos. Ya sabemos que con un for en vba podemos hacer que se repita la misma tarea cuantas veces queramos, asi que podemos tener por filas en excel la información que queremos agregar a SAP y mediante una macro hacer que se repita el código para cada línea. 

Plus: Las líneas de código que graba SAP también las podemos pegar en Java!!!