Uno de los puntos débiles de muchas de las reuniones en las que participamos a diario es que suelen estar llenas de buenas intenciones, palabras y promesas que no generan acciones tangibles para poder dar cumplimiento a los acuerdos y tareas que surgen en el desarrollo de las mismas.
En algunas ocasiones, esto se suele presentar porque no hay tiempo para hacer seguimiento y porque los responsables suelen perder esas tareas de vista en su día a día.
Con el objetivo de ayudar a que esto no pase, y que los responsables mantengan una permanente visual de los compromisos adquiridos, hoy vamos a trabajar en la construcción de una muy sencilla acta de reuniones en excel, con la que al finalizar la reunión vamos a generar con una macro en vba los recordatorios de tareas a cada uno de los responsables.
Con el objetivo de ayudar a que esto no pase, y que los responsables mantengan una permanente visual de los compromisos adquiridos, hoy vamos a trabajar en la construcción de una muy sencilla acta de reuniones en excel, con la que al finalizar la reunión vamos a generar con una macro en vba los recordatorios de tareas a cada uno de los responsables.
En este ejemplo vamos a trabajar con un mail de gmail que es donde van a quedar los recordatorios para que el responsable se asegure de no llegar a la próxima reunión sin las tareas hechas.
Este desarrollo es un muy buen complemento para la macro que diseñamos y desarrollamos en este otro post.
Vamos a iniciar entonces creando en excel una plantilla como la siguiente:
En esta plantilla, del rango A1 a F11 pueden colocar lo que quieran. Ya saben, lo usual de cualquier formato de acta de reuniones. La fecha, el objetivo de la reunión, los participantes, el logo de la empresa etc.
Lo que más nos interesa es lo que va a ir en el rango que va de A12 a F21. Ya que en ese rango vamos a registrar las tareas que se van a asignar en la reunión y es de ahí de donde nuestra macro va a extraer la información necesaria para generarlas y asignarlas a los responsables.
En este rango, yo he asignado una columna para asignar un id a la tarea, una descripción corta de de la tarea, un detalle completo de la misma, el nombre del responsable, el email y la fecha de vencimiento de la tarea. Siéntanse libres de modificar este rango como lo consideren, de acuerdo con sus propias necesidades, teniendo en cuenta que los campos: email, fecha de vencimiento, descripción y detalle los debemos mantener dada su importancia. Lo importante es que ajustemos nuestra macro, mapeando correctamente los campos que vamos a usar para generar la tarea.
