Macro para conectar Excel y SAP y extraer la información de Costos ABC: Ciclos, Segmentos y Procesos.

Después de haber visto como construir una macro para conectar Excel y SAP y tener claro los objetos requeridos y los pasos necesarios para poder lograrlo, hoy vamos a ver una macro un poco mas avanzada.

La misión es construir una macro que nos permita ingresar a la transacción CPV2, ingresar a cada uno de los ciclos de reparto, extraer la información de los segmentos y finalmente obtener los procesos que componen el segmento, las clases de costos, los cecos que se utilizan y los porcentajes utilizados para distribuir los costos.

Cuál es el beneficio de esta macro? Generación de eficiencias en recursos, ya que hacer este proceso de forma manual, requiere de la dedicación de una persona a tiempo completo por unas 2 o 3 horas aproximadamente y hay que tener en cuenta que por tratarse de un proceso manual de copiar y pegar en el que hay que navegar por distintas pestañas y ventanas, la probabilidad de cometer errores es alta. 

Empecemos entonces, por construir una tabla en excel con los siguientes encabezados:

Esos campos, son los que vamos a extraer de SAP mapeandolos en nuestra macro. 

Lo primero es encender nuestro grabador de scripts, tal y como lo vimos en: como construir una macro para conectar Excel y SAP

Y vamos a ir ejecutando cada uno de los pasos necesarios. Lo primero es ingresar la transacción:

Ingresar el ciclo que queremos trabajar:

Ya estando dentro del ciclo, vamos a buscar los segmentos que lo componen (Shift + F4):

Y ya estando dentro del segmento, vamos a la pestaña Emisor/receptor, para extraer los centros de costo, que pueden estar por rangos o por grupos, al igual que las clases de coste es importante que demos clic en dichos campos, para que queden grabados en el script:

Luego, pasamos a la pestaña Base refer.recept. que es donde están las participaciones o el driver con el que vamos a realizar el reparto y damos clic en dichos campos, incluyendo el campo que nos muestra el total de registros encontrados:

Detenemos la grabadora, abrimos nuestro script, lo copiamos y pegamos en el editor de vba y hacemos los ajustes que aprendimos en el post: como construir una macro para conectar Excel y SAP y después de hacer algunas modificaciones, nuestro código va a ser el siguiente:

Código:

	Sub script_sap()
	Dim Application
	Dim Connection
	If Not IsObject(Application) Then
	Set SapGuiAuto = GetObject("SAPGUI")
	Set Application = SapGuiAuto.GetScriptingEngine
	End If
	If Not IsObject(Connection) Then
	Set Connection = Application.Children(0)
	End If
	If Not IsObject(session) Then
	Set session = Connection.Children(0)
	End If
	If IsObject(WScript) Then
	WScript.ConnectObject session, "on"
	WScript.ConnectObject Application, "on"
	End If
	With session
	.findById("wnd[0]").maximize
	.findById("wnd[0]/tbar[0]/okcd").Text = "CPV2"
	.findById("wnd[0]").sendVKey 0
	End With
	filas = 0
	For k = 1 To 17
	session.findById("wnd[0]/usr/ctxtRKAL1-KSCYC").Text = Sheets("Hoja4").Range("A" & k).Text
	ciclo = Sheets("Hoja4").Range("A" & k).Text
	nombre_ciclo = Sheets("Hoja4").Range("B" & k).Text
	session.findById("wnd[0]").sendVKey 0
	session.findById("wnd[0]/tbar[1]/btn[16]").press
	total_segmentos = session.findById("wnd[1]/usr/txtRCEVM-ENTRIES").Text
	For j = 1 To total_segmentos
	If j >= 2 Then
	session.findById("wnd[1]/usr/tblSAPLKGALUEBERSICHT").verticalScrollbar.Position = j - 1
	End If
	segmento = session.findById("wnd[1]/usr/tblSAPLKGALUEBERSICHT/txtKGALS-NAME[0,0]").Text
	nombre_segmento = session.findById("wnd[1]/usr/tblSAPLKGALUEBERSICHT/txtKGALS-TXT[1,0]").Text
	session.findById("wnd[1]/usr/tblSAPLKGALUEBERSICHT/txtKGALS-NAME[0,0]").SetFocus
	session.findById("wnd[1]").sendVKey 2
	session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpOBJS").Select
	ceco_desde = session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpOBJS/ssubSUB1:SAPMKAL1:0306/sub:SAPMKAL1:0306/ctxtKGALK-VALMIN[1,17]").Text
	ceco_hasta = session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpOBJS/ssubSUB1:SAPMKAL1:0306/sub:SAPMKAL1:0306/ctxtKGALK-VALMAX[1,42]").Text
	grupo_ceco = session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpOBJS/ssubSUB1:SAPMKAL1:0306/sub:SAPMKAL1:0306/ctxtKGALK-SETID[1,67]").Text
	clase_desde = session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpOBJS/ssubSUB1:SAPMKAL1:0306/sub:SAPMKAL1:0306/ctxtKGALK-VALMIN[3,17]").Text
	clase_hasta = session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpOBJS/ssubSUB1:SAPMKAL1:0306/sub:SAPMKAL1:0306/ctxtKGALK-VALMAX[3,42]").Text
	grupo_clase = session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpOBJS/ssubSUB1:SAPMKAL1:0306/sub:SAPMKAL1:0306/ctxtKGALK-SETID[3,67]").Text
	'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
	session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRECE").Select
	If ciclo = "3A130" Or ciclo = "3A997" Then
	session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRWFC").Select
	registros = session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRWFC/ssubSUB1:SAPMKAL1:0481/txtRKAL1-KGALKMAX").Text
	For i = 1 To registros
	With session
	.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRECE/ssubSUB1:SAPMKAL1:0481/txtRKAL1-KGALKPOS").Text = "" & i
	.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRWFC/ssubSUB1:SAPMKAL1:0481/txtRKAL1-KGALKPOS").SetFocus
	.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRWFC/ssubSUB1:SAPMKAL1:0481/txtRKAL1-KGALKPOS").caretPosition = 5
	.findById("wnd[0]").sendVKey 0
	End With
	Range("E" & filas + 2) = session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRECE/ssubSUB1:SAPMKAL1:0481/sub:SAPMKAL1:0481/txtKGALF-TEXT1[0,0]").Text
	Range("F" & filas + 2) = 100
	Range("A" & filas + 2) = ciclo
	Range("B" & filas + 2) = nombre_ciclo
	Range("C" & filas + 2) = segmento
	Range("D" & filas + 2) = nombre_segmento
	Range("G" & filas + 2) = ceco_desde
	Range("H" & filas + 2) = ceco_hasta
	Range("I" & filas + 2) = grupo_ceco
	Range("J" & filas + 2) = clase_desde
	Range("K" & filas + 2) = clase_hasta
	Range("L" & filas + 2) = grupo_clase
	filas = filas + 1
	Next i
	Else
	registros = session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRECE/ssubSUB1:SAPMKAL1:0421/txtRKAL1-KGALKMAX").Text
	For i = 1 To registros
	With session
	.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRECE").Select
	.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRECE/ssubSUB1:SAPMKAL1:0421/txtRKAL1-KGALKPOS").Text = "" & i
	.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRECE/ssubSUB1:SAPMKAL1:0421/txtRKAL1-KGALKPOS").SetFocus
	.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRECE/ssubSUB1:SAPMKAL1:0421/txtRKAL1-KGALKPOS").caretPosition = 5
	.findById("wnd[0]").sendVKey 0
	End With
	Range("E" & filas + 2) = session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRECE/ssubSUB1:SAPMKAL1:0421/sub:SAPMKAL1:0421/txtKGALF-TEXT1[0,0]").Text
	Range("F" & filas + 2) = session.findById("wnd[0]/usr/tabsSEG_TABSTRIP/tabpRECE/ssubSUB1:SAPMKAL1:0421/sub:SAPMKAL1:0421/txtKGALF-PERCENT[0,69]").Text
	Range("G" & filas + 2) = ceco_desde
	Range("H" & filas + 2) = ceco_hasta
	Range("I" & filas + 2) = grupo_ceco
	Range("J" & filas + 2) = clase_desde
	Range("K" & filas + 2) = clase_hasta
	Range("L" & filas + 2) = grupo_clase
	Range("A" & filas + 2) = ciclo
	Range("B" & filas + 2) = nombre_ciclo
	Range("C" & filas + 2) = segmento
	Range("D" & filas + 2) = nombre_segmento
	filas = filas + 1
	Next i
	End If
	With session
	.findById("wnd[0]/tbar[0]/btn[3]").press
	.findById("wnd[0]/tbar[1]/btn[16]").press
	.findById("wnd[1]/usr/tblSAPLKGALUEBERSICHT/txtKGALS-NAME[0,1]").SetFocus
	End With
	Next j
	With session
	.findById("wnd[0]/tbar[1]/btn[16]").press
	.findById("wnd[1]/usr/tblSAPLKGALUEBERSICHT/txtKGALS-NAME[0,0]").caretPosition = 6
	.findById("wnd[1]/tbar[0]/btn[12]").press
	.findById("wnd[0]/tbar[0]/btn[3]").press
	.findById("wnd[0]/tbar[0]/btn[3]").press
	.findById("wnd[1]/usr/btnSPOP-OPTION2").press
	End With
	Next k
	End Sub

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Vamos a crear una hoja adicional, donde vamos a listar los diferentes ciclos que componen nuestro sistema (estos los copiamos directamente de SAP):

Y vamos a ejecutar la macro paso a paso usando F8 y vamos a ver que es lo que hace cada una de las líneas del código.

En esta línea de código vamos a ingresar a la transacción:

Vamos a pasar a SAP el ciclo que tenemos en la hoja que construimos en excel:

Vamos a ingresar a los segmentos:

Vamos a extraer la cantidad de segmentos que componen el ciclo:

Y con esto vamos a empezar a iterar para recorrer todos los segmentos:

Vamos a extraer el segmento y el nombre del segmento:

Y vamos a ingresar a los procesos:

Seleccionamos la pestaña Emisor/Receptor:

Extraemos la información de los cecos y las cuentas:

Seleccionamos la pestaña Base refer.recept:

Extraemos la cantidad de registros que componen el segmento:

Y empezamos a extraer y a mapear en excel los valores de los diferentes campos de la tabla que creamos con anterioridad:

Al completar la primera iteración tenemos el siguiente resultado:

Y si le damos a la macro Ejecutar, tenemos después de 10 minutos:

Esa es la extracción completa. El resultado es un proceso optimizado que pasó de un tiempo de ejecución de entre 120 y 180 minutos a solo 10 minutos. 

Es una disminución en tiempo de proceso de mas del 90% y un recurso que no se tiene que ocupar en una tarea operativa y repetitiva que no agrega valor.