Dos maneras de utilizar fórmulas en excel para consolidar información

Hola a todos, estamos de vuelta nuevamente y en esta oportunidad vamos a trabajar en como consolidar información en nuestra hoja de cálculo. Una tarea que es muy común hoy en día en cualquier empresa, en especial en las áreas comerciales y financieras.

Así que vamos a iniciar por describir nuestro problema inicial. Lo que tenemos es un archivo en excel como el siguiente:

En el que tenemos una sencilla tabla, que nos resume los ingresos en miles de dólares generados en América del Norte para una compañía que fabrica y comercializa productos dentro de las cuatro categorías que podemos ver en la tabla.

La misma tabla, sin una fila de mas o de menos y sin una columna de mas o de menos, la tenemos para América Central y América Sur. En la hoja Total, tenemos una tabla igual, en la que vamos a sumar las ventas de las categorías para cada año y así tener la cifra total de ventas de la empresa. Para esto vamos a utilizar dos caminos. El primero es el más común en las diferentes hojas de cálculo que he visto. 

Vamos a empezar entonces seleccionando la Hoja Total, y vamos a empezar a escribir nuestra fórmula así:

Escribimos = en la celda B4 y damos clic en América Norte agregando el simbolo + dando clic a su vez en la celda B4 y repetimos lo mismo en América Central y América Sur, nos debe quedar la siguiente fórmula:

Finalizamos con Enter y obtenemos el total de las tres geografías, para el año 2016 de la categoría bicicletas:

Si copiamos la celda B4 de la hoja Total y la pegamos en el rango B4:C7 de la misma hoja, tendremos el consolidado de la empresa:

Rápido y fácil, pero con una desventaja: Qué pasaría si la empresa inicia operaciones en una nueva geografía? Por citar un ejemplo, en Europa? Tendríamos que insertar la nueva hoja actualizar la formula para incluir Europa y volver a copiarla en el rango de B4:C7. En un modelo pequeño como el del ejemplo es sencillo, pero en un modelo mas grande y robusto de seguro que nos va a tomar tiempo extra poder actualizarlo.

Aquí es donde aparece el método alterno para realizar esta operación y poder incluir cuantas geografías queramos, sin modificar una sola fórmula.

Vamos a trabajar con el mismo archivo, pero vamos a incluir dos hojas nuevas en blanco y les vamos a poner los nombres inicio y fin como sigue:

Ahora nos vamos a ubicar nuevamente en la celda B4 de la Hoja Total y vamos escribir =SUMA( seleccionamos la hoja inicio y damos clic en B4 presionamos la tecla Shift (mayúsculas) y damos clic en la hoja fin y cerramos con ), con lo que tendremos la siguiente fórmula:

Damos Enter y tendremos:

Copiamos la fórmula en el rango B4:C7:

Ahora vamos a crear una nueva hoja, para Europa con las mismas características de las otras tres:

Y para poder incluir Europa en nuestra consolidación, simplemente movemos la hoja de cálculo para que quede incluida entre las hojas Inicio y Fin:

Y nuestro consolidado se actualizará inmediatamente:

Y si necesitamos incluir una, dos o las geografías que necesitemos siempre haremos lo mismo y tendremos nuestra Hoja Total actualizada. Lo mismo si queremos dejar de consolidar una geografía, simplemente la retiramos para que no quede entre las pestañas Inicio y Fin.

Muy bien, eso es todo por hoy. Espero les sea de gran utilidad.