Hola a todos. Hoy vamos a hacer una pausa en los posts de Matemáticas Financieras y vamos a tocar otro importante tema: El del Mejoramiento Continuo. Específicamente, desde el punto de vista de la metodología de las 5S.
Siempre ha existido una discusión sobre la aplicación de las 5S en las oficinas de Administración de una empresa. Hay muchas personas que creen con firmeza que esta metodología encuentra su mayor aplicación en las áreas operativas, en las plantas de empresas manufactureras, en talleres de ensamble etc.
Creo que las 5S tienen una amplia aplicación en cualquier área, sin importar si es una empresa manufacturera, comercializadora o de servicios. Incluso, esta metodología la podemos aplicar en nuestras propias casas. Aquel cuarto que se ha convertido de un momento a otro en depósito de todo lo que no nos sirve, el cajón de nuestra mesa de noche, los gabinetes de la cocina etc.
Para los que les interese conocer un poco sobre la metodología, su definición y sus cinco piezas clave, aquí les dejo el enlace a wikipedia: https://es.wikipedia.org/wiki/5S
Sobre las 5 etapas o piezas de la metodología, sin duda, la de mayor desafío es la de mantener la disciplina. Es decir, una vez se han aplicado las otras 4, asegurarse que nuestro cajón, planta, cuarto etc no se conviertan de nuevo en colectores de cosas sin ningún orden.
Aunque lo pueden ver con más detalle en el enlace anterior, estos son los 5 componentes de las 5S:
La aplicación que vamos a ver a continuación, se realizó en una empresa de servicios a un mueble que servía de biblioteca, archivo temporal, lugar de almacenaje de los documentos que llegaban al área y hasta de otras cosas.
Para iniciar con la aplicación de las 5S, lo primero que se hizo fue convocar a todos los miembros del área y separar un espacio de trabajo para dedicarlo a ese ejercicio de 5S. La idea era hacer que todos se sintieran dueños de lo que se quería mejorar. Después de una breve charla en la que se describieron las cinco etapas de la metodología, se tomaron tres fotografías para tener presente el estado actual del mueble:
Acto seguido, se asignaron tareas a cada uno de los participantes y se procedió a desalojar el mueble:
Después de terminar de limpiar, se trabajó en agrupar y clasificar los documentos, CDs, folders y todo lo que tenía el mueble. Se procedió a estandarizar, etiquetar los documentos, asignar lugares en el mueble para cada cosa y a descartar lo que no servía. Luego de algunas horas de trabajo, el resultado fue el siguiente:
Como pueden ver, hasta sobró espacio y se asignó incluso un lugar para los cascos de quienes tenían motocicleta. El etiquetado y la estandarización, facilitan ahora encontrar cualquier documento y la oficina en general mejoró su aspecto, dando una sensación de orden y limpieza.
Luego de unos días, se realizó el mismo ejercicio en los puestos de trabajo de cada uno y hasta en el sistema de carpetas y archivos de los computadores. Hay casos en los que con solo hacer las 5S en el escritorio del computador se produce un cambio sorprendente.
Los invito a aplicar esta poderosa metodología a los procesos de las empresas en las que trabajan, al cajón de su escritorio, a la bodega de su casa y nos cuenten los resultados.
Hasta la próxima.
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